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仕事の生産性を上げよう!

はー。

相変わらずタイトル先に決めちゃって、後でどうしようかと後悔してるパターンですこの記事。

チャレンジもチャレンジでして、何がチャレンジかっつうと、世の中の田中(゜p゜)よりはるかにスマートな人達に対してチャレンジング

田中(゜p゜)は自分で自分のこと、頭いいとか思えないんですよね。自分よりはるかに頭の回転早くて活動エネルギー大きい人、たくさんいたので。

今回の記事は、そんな田中(゜p゜)でもできるお仕事効率化のTIPSをまとめました。
出処はだいたい田中(゜p゜)の好きな、あやしげな啓蒙本ですが、田中(゜p゜)でもできたやつです。

まず、どこに刺さりそうかハッキリするために、田中(゜p゜)の基礎学力レベルを晒します。

田中(゜p゜)の学力レベル

  • たぶん平均よりはすこし高い。MARCHレベル。
  • 日本語はだいぶ得意だが、英語は平均よりちょい上、数学は平均
  • お話するのは嫌いじゃないが、瞬間的な切り返しは苦手。
  • スーパー優良企業の社員で、田中(゜p゜)より基礎能力が下の人は見たことない。

基本的な考え方

基本は面倒くさいので要領よくやりたい、というモチベーションから始まります。概ね以下の順番でお仕事をふるいにかけていくと良いです。

  • そもそもその仕事は必要か、というところから始める。
  • 可能な限り過去の事例をコピペする
  • 自分じゃなくてもできる仕事をアウトソースする。
  • ルーチンワークは品質維持しつつ、自動化できる方法を考える
  • 道具のフル活用。

そもそもその仕事(タスク)は必要か?

ルーチンワークでも、誰かから依頼された仕事でもそうですが、「その仕事って本当に必要なのかな」と問うところからはじめた方が良いです。

請負のプロジェクト案件とかであれば、WBSに載ってないタスクを振られていて、「スケジュール全体にインパクトあるんで、何かとトレードオフになりますよ」、という交渉をしたほうが良いです。
それをなんとかするのは自分の仕事じゃなく、振った人の仕事です。

ルーチンワークであれば「何のためにやってるのか」という根本をたどると、ワークそのものを削減できたりしますし、タスクの組み換えや結合などでタスクを減らすことができます。

例えば、ADのユーザ登録作業をAさんが「ユーザ作成」、Bさんが「グループ+属性の変更」でやってたのを、Aさんに寄せてしまえばオーバーヘッド分が削減できます。※こんなんどこでもやってると思うので、単純な喩え話です。

相手が何を期待しているのか確認する

致し方なくお仕事を受けちゃった場合です。

お仕事というのは、アウトプットが出て初めてお金がもらえるものなので、依頼者がどんなアウトプットを期待しているか確認しないと、せっかく仕上げたとしても「こんなん期待と違う!」と言ってハネられます。

時間の無駄なので、以下のようなことに注意して進めると良いと思います。

  • 言語能力を磨き、相手が何を言いたいのか正しく理解する。同じ単語を使ってても、違う意味を指していたりすることがある
  • アウトプットは「いつ」「誰に」「何のために(ゴール)」「品質(どんだけ丁寧にやるのか)」、依頼者に確認する。後でひっくり返されないようメモを取って依頼者と共有する。
  • 最低限の言葉で期待するアウトプットを出せるよう、工夫する。(例)アウトラインを箇条書きで3項目でにまとめる。アウトラインに沿って内容を埋める、最初に結論、内容、最後にまた結論みたいな構成にする、等。
  • 完成度が低い状態でも、期限までに複数回依頼者に内容を確認してもらう。完成させて見せてハネられる、というのが時間効率が最も悪い。(例)パワポの資料の場合文章だけを埋めて、図表はメモ書きで説明する。

言語能力は「読む」「書く」「聴く」「話す」、どのカテゴリでも重要になりますねー。

短期的な観点だとただ働く、というのでも問題ないかもしれないですが、長期的な視点では評価という形で報酬にハネ帰ってきちゃいます。

可能な限り過去の事例をコピペする

過去の事例や、同様のお仕事のアウトプットは遠慮なくコピペして使いましょう。
依頼者の要件に合わない差異部分だけ、ブラッシュアップして使いましょう。

というか、企業にとって重要なのは、こうした過去の資産をブラッシュアップして共有のパーツとして資産化し、類似事例の対応の際のコストを削減することだと思います。
いいものがより安く提供できるでしょ。

技術的な仕事の場合は、Webで調べて類似事例をパクるというのも、立派な生産性の向上手段です。ただ、著作権とかには注意してください。

可能な限りアウトソースする

暇な部下や、同僚を見つけてアウトソースしてしまいましょう。
これは良いことが3つあります

  • 自分が楽になる(あたりまえ)
  • 暇な人の稼働率を上げられる。※企業というのは暇な状態を嫌がるので。
  • 依頼した人に好感を持ってもらえる

3つめは心理学的な話ですが、困った感じで依頼して、やってもらった後で感謝すると、依頼先の人との関係性が深まるそうです。田中(゜p゜)も実際そうでした。

あと技術的なタスクの場合はコンピュータさんにやってもらうも立派なアウトソースかと思いますので、次の項目に書きます。

可能な限り自動化する

面倒な計算や、文字列の置換などは、コンピュータさんにやってもらうこと良いと思います。
が、ワンショットの作業であれば、まず最初に自動化の仕組みを作る工数と、自分で手を動かす工数とを比較して、どっちが早いか判断必要です。

ポイントは、以下でしょうか。

  • Excelの関数を使いこなす
  • スクリプトが書けると幅が広がる。
  • 何十万行もあるような計算はAccessが便利

1つ目について。
例えがちょっとトリッキーですが、田中(゜p゜)は何百台もある拠点InternetVPN機器のconfigをExcel関数で作ってました。だって、拠点ごとに違うのって、IPアドレスとPPPoEだけだから。
テキストでファイル作って置換してたら面倒くさいし、ミス多発で気絶してたと思います。

2つ目について。
例えば、膨大なテキストログのアーカイブから特定の条件を抽出したい時、Windowsでnotepadなんか開いたら固まりますし、Linuxでawk叩いたほうが一万倍早いです。
いや、Windows職人は固まらないエディタ使ってましたけど…。

3つ目。
Excelで3万行超えるようなデータ集計作業だと、だいたいが固まって(終わらないから固まってるように見える)仕事にならないので、Accesに放り込んで簡単なSQL書いたほうが遥かに効率的です。

このあたりは「基本的な考え方」に書いた「面倒くさい」というモチベーションの元、いかにアンテナ高く効率化のネタを集められるか、というのもあるかと思います。

道具をフル活用する

最後に残った自分の手を動かしてやるしかない仕事ですが、これは道具の使い方の上手さの話だと思います。

これはどの啓蒙本にも書いてありますが、PCを効率よく使いましょう。
つまるところ、ショートカットキーを使いこなし、なるべくマウスを使わない、ということです。
本当にチリツモですが、積み重なると大きな山となって、アウトプットの作成スピードに大きく影響します。

マウスなるべく使わないのは最もベーシックなスキルで、業務が特定のアプリケーションに依存してるのであれば、そのアプリケーションの仕様をきちんと把握して、使い倒すのが良いと思います。

例えばGmailなんかだって、設定でショートカットキーONにすれば、便利ショートカットキー山ほどあります。ショートカットキーONにして、「?」入力してみて下さい。

まとめ

  • そもそもその仕事は必要か、というところから始める。
  • 過去の事例をコピペしてブラッシュアップする
  • 自分じゃなくてもできる仕事をアウトソースする。
  • ルーチンワークは品質維持しつつ、自動化できる方法を考える
  • 道具のフル活用。

    基本的な考え方のコピペになっちった。ま、これも効率化です(笑)

2020/09/16